Met de publicatie van de recente versie van de milieusysteemnorm ISO 14001 in 2015, zijn er een aantal belangrijke wijzigingen aan deze norm aangebracht.
Met één van deze wijzigingen wordt nu vereist dat de interne en externe context van de organisatie wordt bepaald.
De context van de organisatie is de omgeving waarin de organisatie zich bevindt ten aanzien van het milieu: wie of wat beïnvloedt het beleid van de organisatie ten aanzien van het milieu.
De bepaling van deze context gebeurt best op een gestructureerde manier: de “contextanalyse”.
Tot hier alles duidelijk, maar hoe doen we nu zo’n “contextanalyse”?
Een antwoord op deze vraag blijkt niet eenvoudig of eenduidig.
Toen we voor het eerst met deze vraag in aanraking kwamen en dus op zoek gingen naar een antwoord, werden we geconfronteerd met veel informatie,… heel veel informatie. Echter, een duidelijk recept van hoe zo’n contextanalyse kan gebeuren was niet te vinden.
Veelal wordt verwezen naar “SWOT”- en “PEST(EL)” analyses.
Ook wij hebben geprobeerd om deze methodes te gebruiken, maar al vlug moesten we vaststellen dat de bekomen resultaten veelal niet relevant waren, of dat belangrijke, evidente informatie niet uit de analyse kwam.
Uiteindelijk zijn we het antwoord gaan zoeken in de norm.
Wat zegt de norm nu zelf?
De eis tot bepaling van de context van de organisatie wordt omschreven in:
- Context of the organisation
4.1 Understanding the organization and its context
The organisation shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect its ability to achieve the intended outcomes of its environmental management system. Such issues shall include environmental conditions being affected by or capable of affecting the organisation.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organisation shall determine:
- The interested parties that are relevant to the environmental management system;
- The relevant needs and expectations (i.e. requirements) of these interested parties;
- Which of these needs and expectations become its compliance obligations;
Als het bovenstaande wordt vertaald naar duidelijke acties, bekomt men:
Volgens 4.1:
We moeten de organisatie en de context waarin deze zich bevindt begrijpen. Daartoe moeten we de externe en interne factoren bepalen, die
- relevant zijn aan het doel van het milieubeheerssysteem
- het vermogen kunnen beïnvloeden om de beoogde resultaten van het milieubeheersysteem te bereiken,
Volgens 4.2:
Om de noden en verwachtingen van de belanghebbenden te begrijpen, gaan we het volgende bepalen:
- wie zijn de belanghebbenden, die relevant zijn voor ons milieubeheerssysteem?
- wat zijn hun noden en verwachtingen?
- welke van deze noden en verwachtingen zijn nalevingsvereisten?
Gebaseerd op het bovenstaande, hebben we een tabel gemaakt, die de basis vormt voor onze contextanalyse:
| Factor | Relevantie (4.1.1 en 2) | Belanghebbende (4.2.1) | Behoeften en verwachtingen van de belanghebbende (4.2.2) | Nalevings-verplichting?
(4.2.3) |
|
Wanneer er behoeften of verwachtingen zijn, die blijken onvoldoende vervuld te zijn of onvoldoende geborgd te zijn in ons milieubeheerssysteem, moet daarnaast een verbeteractie geformuleerd worden.
En… eigenlijk is dit het.
In “6. Planning” wordt onder andere omschreven wat met de resultaten van deze contextanalyse verder moet gebeuren. Er moet ook bepaald worden of de verbeteracties een risico of een kans inhouden.
Hoe de risico- en kansbepaling moet gebeuren en welke de andere zaken zijn, die in de planning moeten meegenomen worden, zullen we in een latere blog verder bespreken.
Zoekt u alvast hulp om de contextanalyse voor uw organisatie te maken, neem dan contact op via onze contactpagina. Wij zijn ervan overtuigd dat we u op de gepaste manier kunnen helpen!
Salutem EHS 